Regulamin

1. Definicje

• Operator — Damian Krężel, kontakt: biuro@noviqai.pl, dostawca Aplikacji.
• Aplikacja — SerwisAPP: aplikacja mobilna, jej wersja web (PWA) oraz powiązane strony internetowe i usługi serwerowe.
• Firma — przedsiębiorca prowadzący działalność serwisową, korzystający z Aplikacji na koncie typu „Serwisant / Firma” (właściciel konta firmy).
• Pracownik — osoba korzystająca z Aplikacji na koncie pracownika, dodana do Firmy przez jej właściciela.
• Użytkownik — osoba korzystająca z Aplikacji na koncie typu „Użytkownik” (klient końcowy, który założył konto, by widzieć swoje urządzenia i terminy).
• Klient Firmy — osoba, której dane Firma wprowadziła do swojej kartoteki; nie musi mieć konta w Aplikacji.
• Dokumenty — niniejszy regulamin, polityka prywatności oraz umowa powierzenia przetwarzania danych.

2. Czym jest usługa

Aplikacja służy Firmom do prowadzenia ewidencji klientów, urządzeń i przeglądów serwisowych, wystawiania protokołów, obsługi rezerwacji terminów i zgłoszeń awarii oraz wysyłania przypomnień o zbliżających się przeglądach (e-mail, SMS z własnego konta Firmy, powiadomienia push). Użytkownikom Aplikacja udostępnia podgląd ich urządzeń, historii przeglądów, protokołów i terminów, umawianie wizyt oraz zgłaszanie awarii.

Operator dostarcza narzędzie. Nie jest stroną umów między Firmą a jej klientami, nie wykonuje przeglądów i nie odpowiada za ich jakość ani terminowość.

3. Konta i rejestracja

• Założenie konta wymaga podania prawdziwych danych oraz akceptacji Dokumentów właściwych dla roli: Firma akceptuje regulamin, politykę prywatności i umowę powierzenia; Pracownik i Użytkownik — regulamin i politykę prywatności.
• Akceptacja jest odnotowywana w Aplikacji (data, wersja dokumentu, platforma). Posiadacz konta ma do niej wgląd w Ustawieniach → Dokumenty i zgody.
• Konto jest przypisane do adresu e-mail. Posiadacz konta odpowiada za zachowanie hasła w poufności i za działania wykonane z jego konta.
• Konto Firmy może założyć wyłącznie osoba uprawniona do reprezentowania danej działalności. Konta Pracowników zakłada się na zaproszenie właściciela Firmy; Firma odpowiada za działania swoich Pracowników w Aplikacji.
• Aplikacja nie jest przeznaczona dla osób poniżej 16 roku życia.

4. Obowiązki Firmy wobec danych swoich klientów

Firma wprowadza do Aplikacji dane Klientów Firmy jako ich administrator w rozumieniu RODO. Operator przetwarza te dane wyłącznie w imieniu Firmy, na warunkach umowy powierzenia. Oznacza to, że Firma:

• wprowadza wyłącznie dane, które ma prawo przetwarzać (zwykle: na podstawie umowy o serwis urządzenia), i tylko w zakresie potrzebnym do obsługi serwisowej,
• informuje swoich klientów o przetwarzaniu ich danych (art. 13 RODO) — Operator udostępnia gotowy wzór klauzuli informacyjnej, który Firma może przekazać klientom w umowie, na protokole lub przy pierwszej wizycie,
• wysyła przypomnienia e-mail i SMS wyłącznie do klientów, którzy wyrazili na to zgodę; zgodę odnotowuje w karcie klienta i odpowiada za jej prawdziwość; wycofanie zgody przez klienta niezwłocznie odnotowuje w Aplikacji,
• realizuje wobec swoich klientów ich prawa z RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie, sprzeciw); Operator pomaga technicznie i przekazuje Firmie żądania, które trafią do niego,
• korzysta z własnego konta u dostawcy SMS na podstawie własnej umowy z tym dostawcą i odpowiada za treść wysyłanych wiadomości,
• nie wykorzystuje Aplikacji do wysyłania niezamówionych informacji handlowych (spam) ani do celów innych niż obsługa serwisowa.

5. Powierzenie przetwarzania danych

Warunki, na jakich Operator przetwarza dane Klientów Firmy, określa osobny dokument — umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO). Firma zawiera ją w formie elektronicznej, akceptując ją przy zakładaniu konta (art. 28 ust. 9 RODO); zmiana jej treści wymaga ponownej akceptacji w Aplikacji. Umowa obowiązuje przez czas korzystania z Aplikacji przez Firmę.

6. Odpłatność

Konto Użytkownika i konta Pracowników są bezpłatne. Firma korzysta z Aplikacji w ramach pakietu zależnego od liczby klientów w kartotece:

• do 5 klientów — bezpłatnie, bez ograniczeń czasowych,
• 6–50 klientów — 49,99 zł miesięcznie,
• 51–100 klientów — 149,99 zł miesięcznie.

Ceny są cenami brutto. Płatny pakiet podnosi wyłącznie limit klientów i obowiązuje przez opłacony miesiąc; po jego upływie Firma nie traci dostępu do danych ani funkcji — jedynie nie doda klientów ponad limit bezpłatny, dopóki nie opłaci pakietu. Rozliczenia płatnych pakietów są uruchamiane przez Operatora; do czasu ich uruchomienia wszystkie funkcje są dostępne bezpłatnie. O uruchomieniu rozliczeń oraz o każdej zmianie cennika Operator poinformuje w Aplikacji z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.

7. Zasady korzystania

Zabronione jest: wprowadzanie treści bezprawnych, próby obchodzenia zabezpieczeń (w tym dostępu do danych innych firm lub użytkowników), zakłócanie działania usługi, korzystanie z cudzych kont oraz wykorzystywanie Aplikacji niezgodnie z jej przeznaczeniem. Operator może zablokować konto rażąco naruszające regulamin — po wezwaniu do zaprzestania naruszeń, a w przypadkach poważnych nadużyć (np. spam, próba wycieku danych) niezwłocznie.

8. Odpowiedzialność

• Operator dokłada starań, aby usługa działała nieprzerwanie, ale nie gwarantuje ciągłej dostępności (prace serwisowe, awarie dostawców). O planowanych przerwach informuje w Aplikacji.
• Treść kartotek, protokołów i przypomnień pochodzi od Firm — za jej prawidłowość i legalność odpowiada Firma. Protokół serwisowy dokumentuje czynności wykonane przez Firmę.
• Operator odpowiada za szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania usługi na zasadach ogólnych. Wobec Firm będących przedsiębiorcami odpowiedzialność Operatora ograniczona jest do wysokości opłat uiszczonych przez Firmę w ostatnich 12 miesiącach, chyba że szkoda wynikła z winy umyślnej. Żadne postanowienie regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza praw konsumentów.

9. Reklamacje

Reklamacje i zgłoszenia można składać w Aplikacji (Ustawienia → Zgłoś uwagę lub błąd) lub e-mailem: biuro@noviqai.pl. Operator odpowiada w terminie 14 dni.

10. Rezygnacja i usunięcie konta

Z Aplikacji można zrezygnować w każdej chwili, usuwając konto w Aplikacji (Ustawienia → Usuń konto) lub przez stronę usunięcia konta. Usunięcie konta Firmy kasuje całą jej kartotekę wraz z protokołami — Firma powinna wcześniej pobrać protokoły, które chce zachować. Skutki dla danych opisuje polityka prywatności, a zasady zakończenia powierzenia — umowa powierzenia.

11. Zmiany Dokumentów

Operator może zmienić Dokumenty z ważnych przyczyn (zmiany prawa, zmiany funkcji usługi, zmiany podwykonawców, bezpieczeństwo). Każda wersja ma numer (datę). O zmianie Operator informuje w Aplikacji: po zalogowaniu wyświetla nową wersję z prośbą o akceptację. Dalsze korzystanie z Aplikacji wymaga akceptacji; brak zgody uprawnia do rezygnacji i usunięcia konta na dotychczasowych zasadach. Zmiany wyłącznie redakcyjne (literówki, adresy) nie wymagają ponownej akceptacji.

12. Postanowienia końcowe

Prawem właściwym jest prawo polskie. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy powszechnie obowiązujące, w tym RODO oraz ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Aktualna wersja regulaminu jest zawsze dostępna pod tym adresem; poprzednie wersje Operator udostępnia na życzenie.