Dla firm serwisowych · wzór do wykorzystania
Klauzula informacyjna dla klientów
Gotowy tekst, który firma serwisowa przekazuje swoim klientom, gdy wprowadza ich dane do SerwisAPP (art. 13 RODO). Uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych, wydrukuj, dołącz do umowy serwisowej lub protokołu — albo pokaż na telefonie przy pierwszej wizycie.
[W NAWIASACH] zastąp danymi swojej firmy. Podpis klienta pod zgodą na
przypomnienia nie jest obowiązkowy — zgodę można też odebrać ustnie i odnotować
w aplikacji — ale podpis to najprostszy dowód.Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
1. Administrator. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest [NAZWA FIRMY], [adres], NIP [NIP], tel. [telefon], e-mail [e-mail] (dalej: „Firma”).
2. Cele i podstawy prawne. Dane przetwarzamy w celu:
- wykonania umowy o serwis / przegląd urządzenia: prowadzenia ewidencji urządzeń, planowania i dokumentowania przeglądów, wystawiania protokołów serwisowych — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- wysyłania przypomnień o zbliżającym się terminie przeglądu (e-mail, SMS) — na podstawie Pani/Pana zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgodę można wycofać w każdej chwili, co nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszej wysyłki,
- wypełnienia obowiązków prawnych Firmy (dokumentacja wykonanych usług, rozliczenia podatkowe) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
- ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
3. Zakres danych. Imię i nazwisko, telefon, adres, e-mail; dane urządzenia (producent, model, numer seryjny, miejsce instalacji); historia i wyniki przeglądów; podpis na protokole; zgody na przypomnienia.
4. Odbiorcy. Dane przetwarzamy w aplikacji SerwisAPP, której operator (Damian Krężel, biuro@noviqai.pl) jest naszym podmiotem przetwarzającym na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO) i korzysta z dostawców usług chmurowych w Unii Europejskiej oraz — w zakresie powiadomień i diagnostyki — w USA (na podstawie decyzji Komisji Europejskiej lub standardowych klauzul umownych); pełna lista: serwisapp.noviqai.pl/polityka-prywatnosci.html. Przypomnienia SMS wysyłamy przez dostawcę usług SMS [np. SMSAPI]. Dane mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie prawa.
5. Okres przechowywania. Przez czas obsługi serwisowej urządzenia, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami (dokumentacja usług, podatki — do 5 lat od końca roku) i do upływu terminów przedawnienia roszczeń. Dane do przypomnień — do wycofania zgody.
6. Pani/Pana prawa. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu oraz wycofania zgody — kontakt: [e-mail / telefon Firmy]. Przysługuje też skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
7. Dobrowolność. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wykonania usługi serwisowej. Zgoda na przypomnienia jest w pełni dobrowolna — bez niej wykonamy przegląd, tylko nie przypomnimy o kolejnym.
8. Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.
Zgoda na przypomnienia o przeglądach
☐ Wyrażam zgodę na otrzymywanie od [NAZWA FIRMY] przypomnień o terminie przeglądu e-mailem na adres: ______________________________
☐ Wyrażam zgodę na otrzymywanie od [NAZWA FIRMY] przypomnień o terminie przeglądu SMS-em na numer: ______________________________
Data i podpis klienta: ______________________________
Co z tą zgodą zrobić w aplikacji: w karcie klienta ustaw przełączniki „Zgoda na przypomnienia e-mail” / „SMS” zgodnie z tym, co klient zaznaczył. Aplikacja zapamiętuje datę zmiany zgód. Jeżeli klient wycofa zgodę — wyłącz przełącznik; przypomnienia przestaną wychodzić od razu.